Pracownik z uprawnieniami „Ustawienia księgowe (z Administracji)” (B_EAS) i „Okres zamknięcia” (B_CCLP) może ustawić ustawienia przedsiębiorstwa handlowego w zakładce Ustawienia księgowości. Nie powinien być administratorem z uprawnieniami „System administracyjny” (B_ADM).
Zamknięcie okresu
W bloku Zamknięcie okresu można ustawić zakaz zmiany danych z mocą wsteczną do określonej daty blokady w księgowaniach, schematach blokowych, dokumentach magazynowych, harmonogramach i frekwencjach pracowników, listach płac. Przy początkowej instalacji systemu nie jest konieczne wypełnianie tych pól. Tylko pracownik, który ma prawo do „Zamknij okres” (B_CCLP) może zmienić ustawienia zamknięcia okresu, w tym ich harmonogram. Mechanizm „zamknięcia okresu” Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Blokowanie pracy z dokumentami.
Konfiguracja konta
W sekcji Ustawienia konta określ jego początek i koniec.
Dzień obrachunkowy to reguła, która określa dzień, w którym rejestrowany jest fakt dokonania transakcji finansowo-gospodarczej. W odniesieniu do tego czasu następuje np. aktualizacja cen za posiłki, jeśli zostały one zmienione zamówieniem, lub naliczanie wynagrodzeń dla pracowników za czas przepracowany zgodnie z harmonogramem. Aby system mógł określić, do której daty przypisać daną transakcję, należy ustawić godzinę rozpoczęcia i zakończenia dnia rozliczeniowego. Data, Transakcja, do której transakcja zostanie zaewidencjonowana, jest określana przez ustawienie końca dnia rozliczeniowego. Jeżeli czas otwarcia zmiany kasowej jest dłuższy niż koniec dnia obrachunkowego, wówczas data otwarcia tej zmiany zostaje przesunięta na następny dzień.
Domyślnie konto zaczyna się o 06:00 i kończy o 23:00. Można określić parametry, które różnią się od oryginalnych. Na przykład początek dnia rozliczeniowego został ustalony na godzinę 06:00, a koniec na godzinę 16:00. Jeśli zmiana została otwarta o godz. 16:15, będzie obowiązywała do dnia następnego.
Ustawianie kontroli zapasów
Jeśli zaznaczysz pole Przydziel kwotę VAT od kosztu własnego w momencie przyjęcia towaru, dostępne staje się rozliczanie VAT sprzedaży, wówczas dostępne staje się pole Konto do akumulacji VAT, w którym możesz ustawić konto z planu kont, na którym będą kumulowane kwoty podatku VAT dla towarów wprowadzonych do magazynu oraz dla sprzedanych potraw. Dla przykładu wybierz konto „VAT” z typem „Pozostałe zobowiązania krótkoterminowe”, który jest domyślnie prezentowany w Planie Kont.
W niektórych krajach stawka VAT nie jest wliczona w cenę produktu, ale zostanie doliczona w momencie jego sprzedaży. W tym celu należy odznaczyć pole VAT wliczony w cenę posiłków. Podatek VAT jest obliczany na podstawie całkowitej kwoty pozycji na czeku. Przykład obliczeń:
Sałatka z orzechów włoskich: 2 porcje. × 120,30 ZŁ = 240.60 ZŁ . MPE: 240.60 ZŁ . × 5% = 12,03 ZŁ .
Zupa grzybowa: 2 porcje. × 90.60 ZŁ = 181.20 ZŁ . MPE: 181.20 ZŁ . × 5% = 9,06 ZŁ
RAZEM: 240,60 + 181,20 = 421,80 ZŁ . VAT: 12,03 + 9,06 = 21,09 ZŁ .
OD RAZU: 421,80 + 21,09 = 442,89 ZŁ .
Jeśli w polu Ostrzeżenie o problemie znajduje się znacznik wyboru , gdy tworzone są ujemne salda, a wynikiem zaksięgowania dokumentu magazynowego, który zmienia ilość towarów w magazynie, będzie utworzenie jego ujemnego salda lub nastąpi przyjęcie ujemnych sald, system wyda komunikat ostrzegawczy i operacja może zostać anulowana.
W systemie istnieje specjalne uprawnienie (B_WNB), którego brak pracownik nie pozwoli mu na prowadzenie dokumentów magazynowych z powstaniem ujemnego salda.
Znacznik wyboru w polu Zezwalaj na akty sprzedaży, które prowadzą do ujemnego salda określa procedurę pracy systemu z dokumentami automatycznego odpisu generowanymi na podstawie sprzedaży zarejestrowanej w kasie fiskalnej. Jeśli w tym polu znajduje się zaznaczenie, wówczas zostaną przeprowadzone wszystkie czynności sprzedaży i akty odpisu, nawet te, które doprowadziły do „wydatku na minusie” jednego lub kilku towarów. Jeśli to pole wyboru nie jest zaznaczone, Wtedy takie dokumenty nie zostaną automatycznie zaksięgowane. Będzie to musiało zostać zrobione ręcznie. Jednocześnie tylko pracownik, który posiada szczególne uprawnienia, będzie mógł sporządzić ten dokument bez zmian (patrz wyżej).
Metoda księgowa to sposób obliczania kosztu zapasów w programie. Koszt własny można obliczyć jako ważoną średnią ruchomą lub przy użyciu metody FIFO. Aby uzyskać więcej informacji na temat tych metod, zobacz Przykład kalkulacji kosztów. Jeśli zmienisz wartość określoną w tym polu, koszt własny we wszystkich dokumentach magazynowych w okresie otwartym zostanie automatycznie przeliczony. Jeśli sprzedawca jest częścią sieci, która jest centralnie zarządzana za pomocą programu Syrve HQ, wówczas metoda księgowa jest ustawiana tylko na poziomie korporacji i może być zmieniana w poszczególnych przedsiębiorstwach handlowych.
Niezależnie od ustawień, które określają zasady pracy z saldami ujemnymi, metodą księgowania FIFO niemożliwe jest otrzymanie sald ujemnych (z wyjątkiem dokumentu inwentaryzacji). Po pierwsze, musisz je wyeliminować.
W ten sposób można zapobiec powstawaniu ujemnych sald podczas księgowania dokumentów wydatkowych. Aby to zrobić, użyj specjalnego ustawienia na serwerze. Domyślnie to ustawienie jest wyłączone, a dokumenty eksploatacyjne są zapisywane w zwykły sposób.
Domyślny rodzaj podatkowy może zostać przypisany do przedsiębiorstwa, jeżeli w swojej działalności wykorzystuje głównie jeden rodzaj podatkowy. Kategoria ta będzie automatycznie przypisywana do wszystkich nowych produktów najwyższego poziomu (nienależących do żadnej grupy nomenklatury), a także do nowych grup nomenklatury najwyższego poziomu.
Ustawianie faktur
Ustawienia w bloku
Ustawienia faktury pozwalają na automatyczne wypełnienie pól nowej faktury wartościami z ostatniej faktury paragonowej (kosztowej) zarejestrowanej w systemie, a także wpisanie nazwy towaru na fakturze poprzez nazwę (lub kod) towaru od dostawcy:
- Jeśli zaznaczone jest pole wyboru Cena zastępcza dla ostatniego paragonu, pole Cena podczas wybierania produktu na nowej fakturze zostanie automatycznie wypełnione wartością z ostatniej faktury paragonalnej.
- Jeśli zaznaczysz pole wyboru Zastąp datę ostatniej faktury, pole Data i godzina otrzymania/dostarczenia towarów na nowej fakturze zostanie automatycznie wypełnione wartością z ostatniej faktury.
- Jeśli zaznaczysz pole wyboru Magazyn zastępczy dla ostatniej faktury, pole Księguj do magazynu/Wysyłka z magazynu do nowej faktury zostanie automatycznie wypełnione wartością z ostatniej faktury.
- Pole wyboru Użyj produktów od dostawcy powinno być zaznaczone tylko wtedy, gdy zostanie stwierdzone dopasowanie towaru do dostawcy – u nas zobacz checkbox Użyj produktów od dostawcy. Następnie, gdy wprowadzisz u nas produkty dostawców, pole „Nazwa produktu u nas” („Kod u nas”) zostanie automatycznie wypełnione.
- Zaznacz pole Numer faktury jest wymagany, aby podczas tworzenia faktury paragonowej pole Faktura stało się obowiązkowe. Jednocześnie, jeśli pole pozostanie puste, system nie pozwoli na zapisanie faktury.
- W polu Domyślny algorytm alokacji kosztów usługi wybierz, w jaki sposób chcesz uwzględnić koszt usługi w cenie produktu. Koszty dodatkowe zostaną automatycznie obliczone przy użyciu tego algorytmu, jeśli na fakturze znajduje się usługa, która nie jest zaangażowana w ruch magazynu. Więcej informacji na temat wliczania usługi w cenę towaru znajduje się w artykule Faktura paragonowa.
Ustawienia dokumentu
W polu Czas księgowania dokumentu domyślnie ustawia się czas, o którym dokumenty magazynowe będą księgowane automatycznie. Czas księgowania określa kolejność księgowania dokumentów, czyli w jakiej kolejności zostaną zastosowane zmiany dokonane przez te dokumenty.
Dla każdego typu dokumentu możesz wybrać jedną z opcji ustawienia czasu wydarzenia:
- Określony czas. Musi być określony w godzinach i minutach.
- Aktualna godzina.
- Czas zamknięcia zmiany. Początkowo dokument jest tworzony zgodnie z określonym czasem, a po zamknięciu zmiany kasowej jest przeliczany o czas zamknięcia.
Podczas tworzenia dokumentu można ręcznie zmienić czas księgowania, który jest ustawiany automatycznie. Aby to zrobić, użytkownik musi mieć odpowiednie B_CEDT.
- Jeśli zaznaczone jest pole wyboru Użyj kodów kreskowych przy tworzeniu dokumentów, możesz dodawać towary po kodach kreskowych do dokumentów magazynowych (w dokumentach pojawi się kolumna „Kod kreskowy”).
- Wartość w polu Data nie może przekraczać wartości bieżącej, co tylko ogranicza tworzenie dokumentów do liczby przyszłej. Jeśli spróbujesz zarejestrować dokument, którego data jest wyższa od bieżącej o określoną wartość, system ostrzeże Cię. Pomoże to uniknąć pomyłek przy określaniu daty utworzenia dokumentów.
- W polu VAT w cenach zakupu wybierz, w jaki sposób ceny produktów są wskazywane w cennikach, paragonach, wydatkach, fakturach zwrotnych, aktach przyjęcia i świadczenia usług:
- Podatek VAT jest włączony. Na dokumentach podaje się cenę za sztukę opakowania z podatkiem VAT. W przypadku zmiany stawki podatku VAT następuje przeliczenie Kwoty bez podatku VAT. Na przykład kupujesz 1 kg bananów za 50 ZŁ . jest to cena z podatkiem VAT, stawka VAT = 18%. Kwota bez VAT = 42,37 ZŁ , sama kwota VAT = 7,63 ZŁ .
- Podatek VAT nie jest wliczony w cenę. W dokumentach ceny podane są bez podatku VAT. W przypadku zmiany stawki podatku VAT kwota podatku VAT jest przeliczana. Na przykład kupujesz 1 kg bananów za 50 ZŁ . – Jest to cena bez podatku VAT, stawka VAT = 18%. Kwota z VAT = 59 ZŁ , Kwota samego VAT = 9 ZŁ .
W produkcji może znajdować się bardzo duży asortyment produktów, ale zamówienia są składane codziennie tylko na niewielką część. Aby zoptymalizować szybkość systemu, zaznacz pole Usuń zero linii w wewnętrznych zamówieniach potraw i produktów. Po zapisaniu pozycje, które nie muszą być zamawiane, zostaną usunięte z zamówienia wewnętrznego. Aby uzupełnić zamówienie, należy utworzyć nowe. Konfiguracja jest dostępna w Biurze Syrve, które jest połączone z Franczyzą, a także replikowane z centrali, ponieważ tylko w tych przypadkach możliwa jest praca z zamówieniami wewnętrznymi.
Pieniądze na konto pracownika
W bloku Pieniądze do raportowania pracownikowi operacje wpłaty i wypłaty są konfigurowane podczas płacenia za zamówienie kelnerowi lub kurierowi. Za zamówienie możesz zapłacić zdalnie w terminalu mobilnym Orderman lub w terminalu POS Syrve. Po więcej szczegółów zapoznaj się z artykułami Płatność za zamówienie kelnerowi oraz Pieniądze na konto kurierowi.
Domyślne artykuły DDS
W sekcji Domyślne pozycje DDS określ pozycje przepływów pieniężnych dla transakcji:
- W polu Pozycja do wpłaty/wypłaty środków podczas zamykania zmiany gotówkowej wybierz pozycję DDS, do której zostaną przypisane operacje wpłaty i wypłaty gotówki.
- W polu Pozycja DDS do przedpłaty wybierz pozycję DDS, do której zostanie przypisana zaliczka. Po wybraniu pozycji „Z typu płatności” do transakcji zostanie przypisany artykuł z ustawień typu płatności wybranego dla przedpłaty. Po wybraniu określonej pozycji DDS z listy, wszystkie transakcje zaliczki zostaną przypisane do tej pozycji.
Konta domyślne
W sekcji Konta domyślnie konfigurowane są faktury, które są podstawiane automatycznie podczas tworzenia dokumentów lub przeprowadzania transakcji:
- Rachunek zwrotu zaliczki – rachunek ten uwzględnia kwotę zwrotu zaliczki, jeśli zwrot jest dokonywany w innej zmianie gotówkowej.
- W polach Konto przychodów faktury (dla przelewów wewnętrznych) i Konto wydatków (dla przelewów wewnętrznych) wybierz konta, które są domyślnie podstawiane w fakturze wydatkowej, gdy dwa dokumenty są przenoszone wewnętrznie. Gdy faktura jest generowana automatycznie, system sam podstawia te pola. Gdy faktura jest generowana ręcznie, po wybraniu kontrahenta wewnętrznego, system proponuje ustawienie kont domyślnych.
Zaznacz pole wyboru obok opcji Zwrot zaliczki na inną zmianę kasową z kasy, aby umożliwić fiskalny zwrot zaliczki w innej zmianie kasowej, a nie tylko w tej, w której dokonano przedpłaty. Jeśli to ustawienie jest wyłączone, wówczas zwrot w tej samej otwartej zmianie gotówkowej będzie fiskalny, w innej zmianie gotówkowej możliwy jest tylko zwrot zaliczki w formie niefiskalnej.